Приступая к работе с любым новым ПО, бухгалтеру необходимо получить представление, какие термины используют авторы программного продукта, какие смыслы в них вкладывают. Даже если слова хорошо знакомы, логика может не совпадать с другим знакомым вам софтом.
Ниже приводится краткое описание базовых терминов «1С:Бухгалтерия 8». До начала пользования программой будет полезно разобраться, чем являются и чем отличаются следующие понятия:
- Платформа, Конфигурация, База данных, Организация
- Версия, Релиз
- Меню, Панель функций
- Справочник
- Счет, субсчет
- Субконто
- Количественный учёт
- Валютный учёт
- Забалансовый учёт
- Проводка
- Документ
- Отчёт
- Обработка
Все программы 1С поставляются в виде двух компонент: Платформа и Конфигурация. Платформа является общей основой, предоставляющей возможность разрабатывать или изменять Конфигурации, а Конфигурация описывает как работать с конкретной Базой данных. Так, при установке на ваш компьютер предлагаемого нами программного продукта «1С:Бухгалтерия 8 для Эстонии» мы сначала устанавливаем Платформу «1С:Предприятие 8.3», затем Конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Эстонии», затем создаём Базу данных, в которой будут храниться данные конкретной Организации.
Цифра 8 в названиях Платформы и Конфигурации — указание на версию платформы. Полный номер версии платформы вы найдёте, например, в меню «Справка», пункт «О программе». Это может выглядеть так: «1С:Предприятие 8.3 (8.3.18.1779)». Там же указано и полное наименование конфигурации.
Похожее обозначение для конфигурации называют релизом. Номер релиза конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Эстонии» на момент написания данного текста — 1.6.44.5. Использование иного термина обусловлено наличием у конфигураций разных версий другого порядка. Так описываемая конфигурация поставляется в трёх версиях:
— Микропредприятие — бесплатная конфигурация с рядом ограничений;
— Базовая — недорогой вариант, без необходимости подписки, но с некоторыми ограничениями;
— ПРОФ — полнофункциональный продукт, поддержка которого требует наличия подписки, открыт для изменений, включая разработку интеграций с любыми внешними сервисами.
На верхней планке окна программы отображаются: наименование Организации (1), учёт которой ведётся в этой базе данных; номер релиза (2) конфигурации.
Через меню (3) пользователь может найти все используемые в программе объекты. Панель функций (4 и 5) отображает наиболее востребованные объекты в разбивке по закладкам, по типам, со схемой стандартного использования.
Каждый справочник в программе имеет своё специфическое назначение и потому формы списка (1) и формы элементов (2) у разных справочников разные. Одинаковы только действия, которые можно совершать со справочниками — копирование, пометка на удаление, сортировка, отборы и т.п.
Справочник может быть одноуровневым или многоуровневым (3). От этого зависит, можно ли создавать группы и до какого уровня вложенности. Справочник может быть связанным. Например, справочник Банковские счета — предполагается, что любой элемент этого справочника привязан к конкретной Организации или Контрагенту.
На форме элемента справочника вы найдёте все реквизиты, которые могут быть полезны при создании, использовании элементов конкретного справочника. Некоторые из них обязательны, программа не позволит сохранить элемент справочника, если такие реквизиты не заполнены.
План счетов в 1С:Бухгалтерия — основа архитектуры вашего учёта. Счета (в Эстонии удобно использовать термин Конто) могут иметь субсчета. Субсчётом называется счёт, у которого указан в качестве родительского другой счёт. Причём субсчёт также может являться родителем для какого-то другого счёта, и ограничений в этой цепочке нет.
Для удобства визуального контроля таких цепочек в плане счетов предлагается код счета предопределённого вида: три цифры, точка, две цифры, точка, две цифры. 123.45.67. Предложенный по умолчанию план счетов построен как раз из логики такого кода — группы-подгруппы-счета. Но это лишь ограничение схемы кода, тогда как сама программа не ограничивает пользователя по количеству уровней.
Второй инструмент для построения своей схемы плана счетов — признак «Запретить использовать в проводках». Его удобно установить счетам, у которых есть субсчета. Такие счета отображаются в плане счетов на более тёмном фоне.
С помощью счетов и субсчетов бухгалтер выстраивает логику синтетического учёта — суммы операций будут собираться по категориям, заложенным в схему плана счетов компании. Но для детализации по объектам и субъектам учёта необходим аналитический учёт. За него в 1С отвечает Субконто.
В настройках программы пользователь может выбрать максимальное количество субконто, которое хотел бы использовать. Варианта два — 3 и 5. От выбора зависит также и удобство работы с документами — программа всегда будет показывать три или пять субконто для заполнения. Если у вас нет необходимости в особо глубокой аналитике, удобнее оставить ограничение в 3 субконто.
В конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Эстонии» предлагается 30 основных видов субконто и одно Дополнительное для создания произвольных аналитик. Среди основных: Контрагенты (поставщики, покупатели и прочие стороны сделок), Номенклатура (товары, сырье, материалы, продукция и т.п.), Физические лица, Банковские счета, Подразделения, Основное имущество, Объекты строительства и т.д. Особо стоит отметить такие виды субконто, как «Входящие документы» и «Исходящие документы» — документы также могут быть объектами аналитического учёта.
Для любого Конто можно включить следующие опции:
— Количественный учёт,
— Валютный учёт,
— Забалансовый учёт.
При наличии пометки количественного учёта, в проводках с такими Конто необходимо указать количество и программа будет вести дополнительно к суммовому ещё и количественный учёт. В случае товарного учёта, это обязательная опция, необходимая для расчёта себестоимости при списании товара.
При наличии валютного учёта, в проводках с такими Конто необходимо выбрать валюту и указать сумму в валюте. Автоматически применяется курс, действующий на дату проводки. Курсы валют можно загрузить из ECB или ввести вручную.
Забалансовый учёт позволяет выделить в плане счетов отдельную группу Конто, учёт на которых не может быть смешан с остальными. Например, можно создать Конто для учёта имущества в аренде пользования и такое Конто нельзя будет использовать в одной проводке с банком или поставщиками.
Все суммовые количественные и валютные данные о хозяйственных операциях в 1С 8-й версии записываются исключительно в виде Проводок. В данной конфигурации используются только простые проводки — в каждой есть Дата проводки, Счет дебета, Счет кредита и Сумма проводки в валюте учёта. В этом случае дебет гарантировано равен кредиту — как бы бухгалтер ни пытался сделать иначе, суммы всегда сойдутся. Также, по сравнению со сложными проводками, которые предпочитает большинство других бухгалтерских программ в Эстонии, такая запись даёт больше возможностей для анализа происхождения интересующей нас суммы.
В зависимости от настроек плана счетов, проводка также может включать:
— количество (отдельно по дебету и по кредиту),
— валюта (отдельно по дебету и по кредиту),
— сумма в валюте (отдельно по дебету и по кредиту),
— аналитика (субконто 1-5 как по дебету, так и по кредиту — итого, до 10 аналитик на запись).
По умолчанию проводка для компактного отображения показывается в виде трёх строк. С помощью инструмента «Настройка списка«, который есть во всех справочниках и списках, пользователь может сделать, как ему удобнее — и в одну длинную строку, и в 10 коротких. Полученную форму списка можно сохранить в разных форматах, включая xlsx MS Excel.
Пользователь не может создавать или исправлять непосредственно проводки. Все двойные записи производятся только Документами. У любого документа есть форма получения данных от пользователя и своя логика создания проводок, на основании полученных данных. Самый простой документ — Ручная операция. Он позволяет создавать любые проводки.
Все документы конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Эстонии» имеют свой номер и дату, комментарий, содержат информацию о пользователе, создавшем документ. Большинство документов имеют печатную форму или несколько, для вывода содержимого документа на печать. В остальном документы разных типов могут существенно друг от друга отличаться, так как не совпадают цели, требуемый набор данных и инструменты.
Кроме проводок, данные об операциях могут записываться в Регистры, которые обычно от пользователя скрыты, так как являются вспомогательными. Соответственно, среди отчётов по данным в программе пользователь может найти как стандартные, собираемые только из данных проводок, так и произвольные, которые могут включать в себя буквально любую информацию, находящуюся в базе данных. Типовые отчёты можно найти через Меню и Панели функций, но заказать можно разработку любого отчёта.
Примеры стандартных бухгалтерских отчётов:
— Оборотно-сальдовая ведомость. Показывает сальдо на начало, обороты, сальдо на конец выбранного периода, по всем счетам плана счетов. Есть вариант для выбранного счета, тогда строками отчёта будут его субконто.
— Карточка счёта. Перечень всех движений по выбранному счёту. Можно использовать отборы (фильтры) по субконто. Например, только по конкретному контрагенту.
— Анализ счёта. С какими Конто были обороты у выбранного Конто, за выбранный период. Очень информативно при поиске причин и следствий.
— Анализ субконто. Обороты конкретного субконто за выбранный период. Например, по каким Конто были обороты с конкретным контрагентом. Допустим, он был и покупателем, и поставщиком, и кредитором — такое легко отследить в данном отчёте.
Все отчёты имеют собственный набор настроек, включающий отборы и сортировки.
В отличие от отчётов, Обработки позволяют не только находить и отображать найденную информацию в нужном нам виде, но и вносить изменения в данные. Например, обработкой является модуль загрузки банковских выписок — она не только показывает, что содержится в файле выписки, но и создаёт документы на основании полученной информации.
