Облачные сервисы OneDrive, Google Drive и подобные удобны для синхронизации файлов, но размещение в них активных баз данных сопряжено со значительными рисками, может привести к сбоям и потере данных. Это касается не только 1С, можно найти обсуждения таких проблем с базами Access, SQLite, KeePass. С каждым годом сервисы облачных дисков становятся быстрее и надёжнее, тем не менее использовать их в таких случаях категорически не рекомендуется.

Почему облачные диски не подходят для «живых» баз данных

Облачные диски оптимизированы для синхронизации редактируемых документов и для хранения неизменяемых файлов. Очень удобно работать в Гугл-таблице или в Excel совместно, если файл расположен на облачном диске и включён режим совместной работы. Но файловые СУБД (1С, Access, SQLite и др.) постоянно изменяют небольшие фрагменты файлов базы данных множеством мелких операций (транзакций). Это фундаментальное различие в принципах работы создаёт следующие риски:

1. Повреждение данных из-за конфликтов синхронизации: При одновременном доступе к файлу базы данных (например, с разных компьютеров или несколькими пользователями одновременно, если это технически возможно для файловой СУБД) облачный сервис может создать конфликтные копии файла. СУБД не способна корректно обработать такие ситуации, что может привести к нарушению целостности и повреждению базы.
2. Риск неполной записи и влияние сетевых задержек: Синхронизация, начатая во время активной транзакции СУБД, особенно при нестабильной сети, может привести к неполной записи данных и их повреждению. Сетевые задержки также способны нарушить ожидаемый СУБД строгий порядок операций.

Размещение активных баз данных в синхронизируемых облачных папках является общепризнанной рискованной практикой в ИТ-сообществе. Это может приводить к ошибкам в работе приложений, повреждению и потере данных, а также к нарушению запланированного порядка выполнения процессов. В последнее время мы не сталкивались с жалобами, что при работе с базой данных 1С одного пользователя на одном компьютере, возникли проблемы, но риск значительно возрастает при попытках многопользовательского доступа к файловой базе через облачную синхронизацию. Такая работа возможно, но требует особых настроек и строгого соблюдения правил совместной работы. Специалисты могут вам помочь с этим, но наша основная рекомендация — избегать размещения рабочих баз данных на облачных дисках.

Если ваша база данных размещена на OneDrive/Google Drive

Разные программы могут иметь разные условия перемещения их баз данных, поэтому мы делимся рекомендациями лишь касательно 1С. Если ваша рабочая база данных размещена в синхронизируемой облачной папке, рекомендуем предпринять следующие шаги:

1. Приостановите работу: Выйдите из программы, убедитесь, что база данных свободна, никто с ней не работает.
2. Сделайте архив базы данных: Наверняка вы уже знаете, как в 1С делается архив. Создайте его и сохраните на том же облачном диске — вот это правильное его использование.
3. Переместите БД: скопируйте или переместите файлы базы в безопасное несинхронизируемое место (локальный диск, сервер), либо исключите папку с базой из процесса синхронизации в настройках облачного сервиса.
4. Работайте с локальной копией: Поменяйте путь к базе данных в стартовом меню 1С через кнопку «Изменить…».

GDPR и территориальное размещение данных

Для эстонских компаний важно соблюдение GDPR, включая требования к месту хранения данных. Некоторые облачные провайдеры позволяют выбрать регион хранения данных ЕС/EFTA. Google и Microsoft по умолчанию размещают данные эстонских пользователей на серверах в пределах ЕС. Однако пользователь обязан сам контролировать, где хранятся используемые им приватные данные. Кроме Google и Microsoft облачное хранилище предлагает, например, Yandex. Для личных данных это непринципиально, а для учётных данных эстонских компаний может нарушать требования GDPR и создавать ещё и юридические риски.

Наши рекомендации по безопасному размещению баз данных

Для обеспечения долгосрочной безопасной работы с базами данных:

1. Облачные диски – только для архивов: Храните на них готовые резервные копии, а не «живые» рабочие базы.
2. Регулярное резервное копирование: Частота создания бэкапов должна соответствовать критичности и интенсивности обновления данных.
3. Автоматизация бэкапов: мы можем помочь выбрать, установить и настроить программное обеспечение для автоматического создания и сохранения резервных копий, в том числе на облачные диски (в качестве дополнительного места хранения архивов).
4. Безопасный многопользовательский доступ через RDP: Для совместной работы нескольких пользователей с одной базой данных, как вариант, рекомендуем серверное размещение с доступом по протоколу удалённого рабочего стола (RDP). Мы можем оказать содействие в поиске и настройке таких решений через партнёров, предоставляющих серверные мощности в ЕС (GDPR-совместимо).

Есть и другие варианты. Для предотвращения потенциальных проблем и получения профессиональной консультации свяжитесь с нашими специалистами — +372 60 22 160, support@dataservice.ee или через Коннект, если он у вас установлен.